Se você se viu na situação de perder dados importantes de gestão de relacionamento com o cliente (CRM) – ou apenas quer saber se é possível recuperar dados deletados de CRM em teoria – este breve guia lhe dará as respostas.

Veremos como os CRMs lidam com registros deletados, quais opções de recuperação integradas existem, quando o software de recuperação de dados pode ajudar, e que lições você pode aprender com empresas que já passaram por isso.

Como os Sistemas CRM Armazenam e Deletam Dados

No núcleo, cada CRM é alimentado por um banco de dados. Os registros que você vê na tela são armazenados como linhas em tabelas, e anexos podem estar como arquivos binários ou links em um sistema de armazenamento separado. Quando você deleta algo, o CRM nem sempre o trata da mesma forma.

• Algumas plataformas usam uma "exclusão suave." O registro não é apagado imediatamente – ele é marcado como deletado e movido para uma lixeira.
• Outras ainda confiam em "exclusões permanentes." Microsoft Dynamics foi notório por isso por anos: no momento em que você clica em deletar, esse registro desaparecia a menos que você tivesse um backup ou auditoria ativada.
• Registros de auditoria desempenham um papel importante também. Mesmo que o registro tenha desaparecido, um trilho de auditoria ativado pode capturar os valores do campo no momento da exclusão, dando-lhe pelo menos um blueprint para reconstruir os dados perdidos.

Além disso, nem sempre se trata de uma ação de usuário único, mas de uma falha no nível do sistema. Todos nós nos lembramos da falha de Salesforce NA14 em 2016: uma falha no banco de dados deixou os clientes sem acesso por mais de 20 horas. Quando o serviço voltou, a Salesforce teve que reverter para o último backup bom. Isso significou que os clientes no NA14 perderam quase quatro horas de dados CRM adicionados entre o backup e o colapso.

É um lembrete de que até os maiores fornecedores podem tropeçar, e por que backups são tão importantes quanto lixeiras.

Opções de Recuperação Nativa em CRMs Populares

Agora vamos falar com mais detalhes sobre quais opções você realmente tem para recuperar dados deletados de CRM, dependendo de qual sistema você usa. Cada plataforma trata as exclusões um pouco diferentemente, e as ferramentas que eles lhe oferecem podem economizar muito estresse se você souber como usá-las.

Salesforce

Salesforce é um dos exemplos mais conhecidos. Tem uma lixeira integrada, que mantém registros deletados por cerca de 15 dias (às vezes estendido para 30). Se você perceber o
erro a tempo, você pode restaurar registros com alguns cliques. Depois que essa janela fecha, porém, você está fora de sorte a menos que tenha uma exportação ou backup.

Salesforce costumava oferecer um serviço pago de "Recuperação de Dados", mas era lento, caro e eventualmente descontinuado. Atualmente, eles encorajam administradores a agendar exportações semanais ou usar aplicativos de backup de terceiros.

Microsoft Dynamics 365

Microsoft Dynamics 365 (Dataverse) foi mais difícil historicamente porque não tinha uma lixeira. Uma vez que um registro era deletado, ele desaparecia, a menos que você pudesse restaurar o banco de dados inteiro. Isso mudou quando a Microsoft introduziu um recurso de visualização de lixeira que funciona mais como a do Salesforce. Até que isso seja totalmente implementado, porém, a maioria dos administradores conta com backups SQL ou ferramentas de terceiros.

HubSpot

HubSpot adota uma abordagem um pouco diferente. Permite que administradores gerem backups completos de dados CRM, e em planos de nível superior, agendem-nos automaticamente. Você pode restaurar valores de propriedade desses backups em 14 dias. Não é tão simples quanto uma lixeira, mas oferece uma maneira de reverter para um estado recente.

Zoho CRM

Zoho CRM também se atualizou. Por anos, os usuários reclamaram que a recuperação era quase impossível sem tickets de suporte. Agora, Zoho inclui uma lixeira que mantém registros deletados por 60 dias, o que torna a recuperação muito mais simples.

Outras plataformas como NetSuite, SugarCRM ou CRMs personalizados geralmente contam fortemente com backups no nível do banco de dados. Em muitos casos, a única maneira de recuperar registros deletados é restaurar de um snapshot ou usar um arquivo de exportação.

O resultado final: se você tiver sorte, seu CRM tem uma lixeira e você percebe o erro rapidamente. Se não, você precisará de backups, exportações ou ferramentas de terceiros para recuperar arquivos e registros deletados de CRM.

Como Recuperar Arquivos de CRM Deletados Sem Backups

Agora, estes são todos recursos padrão óbvios que podem ajudá-lo, portanto a resposta à pergunta no título deste artigo pode ser respondida com um sim – é possível recuperar registros deletados em CRM. Mas e se a situação fosse um pouco mais complicada? Quais opções existem quando você não tem uma entrada de lixeira ou um backup recente para recorrer?

• É aqui que registos de auditoria pode ajudar. Muitos CRMs podem ser configurados para rastrear mudanças, incluindo exclusões, no nível do campo. Mesmo que o registro em si tenha desaparecido, a trilha de auditoria pode manter todos os valores que ele continha. Com Salesforce, Zoho ou Dynamics 365, isso significa que você pode abrir o relatório de auditoria, ver exatamente o que foi deletado, e reconstruir o registro manualmente. É mais lento do que clicar em "restaurar", mas impede que você perca tudo.
• Outro truque é extrair de exportações de dados mais antigas ou sistemas vinculados. Se seu CRM estava sincronizando dados com um warehouse de BI, ferramenta de marketing por email ou até uma exportação do Excel que alguém salvou mês passado, essa cópia ainda pode conter os registros ausentes. Administradores às vezes até configuram um ambiente sandbox de um snapshot mais antigo para extrair registros perdidos e depois reimportá-los para produção. Ferramentas como Integrate.io podem ajudar a simplificar esses fluxos de trabalho de integração de dados e recuperação, facilitando a reconexão de dados entre seu CRM, bancos de dados e outros sistemas.
• Além disso, se você é fã de sistemas CRM auto-hospedados ou no local – gostar muitas pessoas que preferem não depender de grandes fornecedores de nuvem – você na verdade tem outra opção. Nessas configurações, seus dados de CRM residem em um servidor que você controla (muito provavelmente em um arquivo de banco de dados como um arquivo SQL .mdf ou um arquivo de dados Oracle). Se esse arquivo foi deletado, corrompido ou ficou inacessível, o software de recuperação de dados de uso geral pode ser muito útil. Ferramentas como Disk Drill, R-Studio e muitas outras opções de software podem ajudar a extrair arquivos de banco de dados inteiros de um disco danificado ou que está falhando. Este tipo de recuperação não irá recuperar um único registro dentro de um banco de dados funcionando, mas se o arquivo inteiro estiver desaparecido, essas ferramentas podem salvá-lo.
  Como último recurso, você pode
• entrar em contato com o suporte do fornecedor . Alguns provedores podem realizar restaurações pontuais limitadas se você agir rapidamente, embora raramente garantam recuperação total. Não é o processo mais tranquilo, mas pode funcionar se os dados deletados forem muito críticos para perder.Portanto, embora recuperar arquivos de CRM deletados sem backups padrão não seja fácil, é possível em alguns cenários.

Palavras finais e dicas

A recuperação de dados de CRM nem sempre é direta, mas você geralmente tem mais de uma maneira de sair de uma situação ruim. Lixeiras, registros de auditoria e backups do fornecedor podem lidar com a maioria dos casos de exclusões acidentais. E se você estiver executando uma configuração local, as ferramentas de recuperação de arquivos lhe dão uma chance de luta quando um arquivo de banco de dados é deletado ou danificado.

Uma coisa que vale a pena enfatizar é corrupção. Mesmo que você nunca delete nada e siga todas as melhores práticas, ninguém está completamente seguro contra corrupção de banco de dados. O hardware pode falhar, os discos podem desenvolver setores defeituosos e as integrações às vezes escrevem dados quebrados que danificam tabelas inteiras.

É por isso que você precisa se preparar. Para recuperar CRM após corrupção de dados, mantenha backups regulares testados e mantenha exportações redundantes em mais de um local. Se você pular esta etapa, acabará se esforçando com exportações parciais ou registros de auditoria, esperando que cubram o suficiente para reconstruir o que você perdeu.

Algumas dicas práticas para concluir:

Habilite lixeiras se seu CRM as suportar.

• Faça backups como um hábito agendado.
• Verifique novamente se a auditoria está habilitada para seus objetos mais importantes.
• Limite permissões de exclusão a usuários confiáveis.
• Treine a equipe para evitar exclusões em massa acidentais.
• Teste seu processo de recuperação pelo menos uma vez para que você saiba que funciona antes de precisar.
• Posso recuperar registros de CRM deletados sem um backup?

Perguntas Frequentes

Se seu CRM tiver uma lixeira ou registros de auditoria habilitados, você pode ser capaz de restaurar ou reconstruir registros manualmente. Sem isso, suas opções são limitadas, a menos que você tenha exportações.

Quanto tempo os arquivos de CRM deletados permanecem na lixeira?

O período de retenção depende da plataforma de CRM.

No Salesforce, os registros deletados permanecem na lixeira por aproximadamente 15 dias (às vezes estendidos para 30 em certas edições).

• HubSpot não usa uma lixeira tradicional, mas depende de snapshots de backup que você pode restaurar dentro de 14 dias.
• Zoho CRM os mantém por até 60 dias.
• Para outros CRMs como Microsoft Dynamics, registros deletados podem contornar uma lixeira completamente, a menos que você esteja usando o novo recurso de visualização de lixeira.
• Posso restaurar anexos quando recupero registros de CRM deletados?

Em muitos casos, sim. Se seu CRM usar uma lixeira, os anexos vinculados a um registro deletado geralmente também se movem para lá. Por exemplo, no Salesforce, quando você restaura um registro da lixeira, suas notas e anexos associados também voltam.

No entanto, nem todos os CRMs lidam com arquivos da mesma forma. Alguns sistemas tratam anexos como objetos separados ou os armazenam fora do banco de dados principal. Nesses casos, deletar um registro pode apagar o anexo imediatamente, e restaurar o registro não o trará de volta.

A habilitação de auditoria desacelera meu CRM?

Na maioria dos CRMs modernos, habilitar auditoria tem pouco impacto no desempenho. Sistemas como Salesforce e Dynamics 365 são projetados para lidar com alterações em segundo plano sem desacelerar notavelmente tarefas do dia a dia, como adicionar leads ou atualizar oportunidades. A única vez que você pode notar uma diferença é se habilitar auditoria para cada campo em cada objeto, o que pode aumentar o tamanho do banco de dados e afetar ligeiramente a velocidade dos relatórios.

Aprenda como recuperar registros de CRM deletados rapidamente - desde lixeiras até backups, registros de auditoria e ferramentas de recuperação avançadas. Mantenha-se preparado e proteja seus dados.