Mudanças em como você coleta, gerencia, armazena e transfere dados estão prestes a ser introduzidas e afetarão como você e sua equipe de vendas fazem negócios. Você está pronto para essa mudança?

Bem-vindo ao GDPR

25 de maio marca uma grande mudança para os residentes da UE e como seus dados pessoais são tratados. O GDPR da UE (Regulamento Geral de Proteção de Dados da UE) que está prestes a ser promulgado é um protocolo de proteção de dados da UE que muda o jogo e governa as regras para quem coleta, trata ou armazena dados pessoais de residentes da UE.

Esta promulgação tem significado especial para equipes de vendas e aqueles encarregados do tratamento de informações pessoais durante processo de vendas.

Independentemente de como você conduz suas vendas do dia a dia, é seguro apostar que você será encarregado do gerenciamento de grandes quantidades de dados pessoais. Mas, você está ciente de como o novo GDPR o afetará, e seus negócios diários?

Quais são as novas leis?

As novas leis são, em última análise, projetadas para proteger os dados pessoais de cada indivíduo da UE e oferecer orientação legislativa às organizações sobre a forma como podem e não podem gerenciar os dados pessoais de indivíduos. Como foi descrito por muitos, o novo GDPR 2018 é tudo sobre boa higiene de dados, estar ciente dos dados coletados, como são usados e como são protegidos.

Novas tecnologias entraram em jogo desde o original proteção de dados leis foram introduzidas. A conformidade revisada do GDPR visará levar em conta essas novas tecnologias e práticas, com o objetivo de devolver o controle de dados às mãos do indivíduo. Também oferecerá uma imagem mais clara para empresas que precisam estar em conformidade com leis de proteção de dados na UE e introduzirá um único conjunto de leis de privacidade com o qual precisam estar em conformidade.

O novo GDPR vai muito além das fronteiras da UE e afetará qualquer empresa ou indivíduo que armazene, gerencie ou trate as informações de um residente da UE, independentemente de onde estejam localizados no mundo. Mesmo além das fronteiras da UE, o não cumprimento das novas leis será aplicado independentemente da localização, com penalidades significativas, que podem ser até 4% da receita bruta global de uma empresa – ou até $ 20 milhões, o que for maior.

Quem estará em risco?

Como mencionado; qualquer pessoa que coleta, trata, armazena ou gerencia dados pessoais de residentes da UE precisará estar em conformidade com o GDPR 2018. Em particular, as autoridades governamentais veem vendedores como controladores de dados principais que serão mais afetados e escrutinados sob a legislação. Estar mal preparado para essas mudanças não oferece proteção para nenhum setor do mercado.

Com 99 artigos para negociar no novo direito de proteção de dados leis, o GDPR pode parecer excessivamente assustador para qualquer equipe de vendas. No entanto, não há necessidade de pânico indevido. Mas, quanto mais você entender completamente as novas leis, melhor será para você e sua equipe de vendas. No entanto, aqui estão algumas dicas simples que os envolvidos em vendas podem precisar observar:

1. Colete apenas os dados de que você precisa

Dentro do novo GDPR, existe uma lista de razões aceitáveis para a coleta de dados que você ser inspirado em tais arredores? precisa. Uma dessas razões NÃO é 'que as informações podem ser úteis no futuro'.

Para estar em conformidade corretamente com o GDPR, o melhor é projetar e implementar um processo de coleta de dados que elimine a coleta de dados desnecessários. Além disso, manter os dados coletados ao mínimo absoluto facilita o trabalho do vendedor, com menos informações para vasculhar durante a procura de leads.

Se você precisar dos dados de um titular para cumprir um contrato ou para seus interesses legítimos, tudo deve estar bem. Contanto que você tenha definido e explicado sua necessidade dessa coleta de dados ao titular e ele tenha posteriormente concordado, em conformidade com regulações de consentimento do GDPR.

No entanto, coletar essas informações e o consentimento para coletá-las pode ser uma tarefa difícil. O consentimento deve ser livremente dado, claramente definido, bem informado e explícito. Essas informações devem vir voluntariamente e por meio de ação afirmativa – a inclusão de caixas pré-marcadas não é mais permitida. O consentimento para a coleta desses dados deve ser registrado e deve vir com a capacidade de remover os dados caso o titular o solicite.

O novo regulamento geral de proteção de dados da UE exige que as empresas analisem cuidadosamente suas práticas de coleta de dados; o que coletam, como é usado e como esses dados estão disponíveis e são usados em toda a organização. Eles precisam estar totalmente cientes de quais dados seus serviços ao cliente estão coletando (nomes, emails, endereço, números de contato, etc.) Eles também precisam saber quais dados estão sendo coletados para cumprir pedidos (números de cartão de crédito, histórico de compras, endereços de faturamento). Além disso, quais tipos de dados estão sendo coletados em sites, aplicativos e dispositivos conectados (rastreamento de cookies e rastreamento entre dispositivos). As empresas terão que levar esse processo muito a sério e ter uma compreensão completa desse processo.

2. Transparência sobre sua coleta de dados e disposição para solicitações de titulares de dados

Os direitos de privacidade do titular estão no coração do GDPR. Gerentes de vendas e pessoal de vendas são responsáveis por esclarecer aos clientes o que você fará com seus dados, e por que você fará isso.

Além disso, você precisará estar completamente preparado para solicitações de clientes para acessar todos os seus dados quando necessário. Este processo precisa ser aberto e fácil de acessar com a capacidade clara de deletar dados mediante solicitação.

3. Dados seguros e deletáveis

Segurança é fundamental para a privacidade de seus clientes. A nova implementação GDPR insiste que um código rigoroso de medidas de segurança pertinentes esteja em vigor. Isso deve consistir em protocolos de segurança padrão da indústria com controle de acesso garantido e proteções de senha robustas. Para organizações que gerenciam dados sensíveis de clientes em vários sistemas, uma solução como DreamFactory pode fornecer acesso à API governada para fontes de dados com controle de acesso baseado em função e passagem de identidade, garantindo que os dados sejam acessados com segurança e em conformidade com requisitos regulatórios.

Você também deve considerar quais protocolos devem ser seguidos quando os dados precisam ser deletados e implementar um sistema seguro e transparente para que isso aconteça. A exclusão desses dados deve ser automatizada depois que certas condições e critérios predeterminados tiverem sido atendidos.

GDPR e funcionalidade de vendas

Ligações a frio

Ligações a frio, com o propósito de esforços de geração de leads, é atualmente permitido, porém, a melhor prática seria garantir que todas as chamadas sejam anotadas e registradas de forma segura; com datas, horários, pessoal envolvido e assunto da chamada anotado.

Além do registro das informações acima, notas devem ser tomadas sobre se o titular estava aberto ao contato e uma disposição para fazer novo contato. Dentro do seu CRM de Vendas, essa funcionalidade já existe através de muitas integrações de comunicação e manutenção de registros. Essas medidas ajudam a garantir total conformidade com o GDPR.

Email a frio

Isso não é tão simples quanto o processo de ligação a frio, e um que verá outras mudanças no futuro próximo (nos próximos 12 meses). Como está, o GDPR da UE permite o processo de email a frio para fins de marketing direto, mas esteja ciente de que esses protocolos estão sujeitos a mudanças e um novo Regulamento de Privacidade Eletrônica substituirá a atual Diretiva de Privacidade Eletrônica. A palavra de prudência é ser extremamente cuidadoso com seu processo de email a frio. Como você opera esse processo será medido por seus interesses e pelo direito à privacidade do titular. Se suas razões para o contato não forem bem fundamentadas e você não puder razoavelmente delinear os motivos pelos quais este titular pode querer receber seu contato, você pode estar violando a legislação.

Isso traz boas notícias para o indivíduo e encerra as listas de marketing compradas. Se, no passado, seus negócios dependiam dessa forma de geração de leads, isso significará o fim dessa prática e você precisará empregar um novo sistema antes da implementação do novo GDPR. Espera-se que o número de novos leads de opt-in que você conseguir gerar seja menor, mas de qualidade notavelmente superior.

Uma exceção à regra é que você ainda pode entrar em contato com indivíduos cujo email você já adquiriu através do processo de uma venda concluída – a menos que o titular tenha especificamente negado e recusado essa opção, e que você tenha registrado em seu histórico de comunicação. E, além disso, você será obrigado a provar que o contato de email que você envia diz respeito diretamente a produtos, recursos, notificação do cliente ou atualizações relacionadas à venda inicial concluída.

Rastreamento de emails

Um sistema histórico de rastreamento de emails – geralmente dentro do seu CRM de vendas – oferece aos times de vendas informações altamente valiosas sobre futuras ações que podem ser tomadas com qualquer lead. A partir de agora, qualquer dado coletado via interações por email será considerado e visualizado como dados pessoais e está sujeito às leis do novo GDPR. O rastreamento de emails é de interesse específico para os órgãos reguladores do GDPR, pois o assunto desconhece o processo de rastreamento, e é uma violação fundamental de sua privacidade. Esta é uma má notícia para os times de vendas, pois o processo exige que o consentimento anterior do GDPR seja solicitado e obtido em todos os casos.

O rastreamento de emails é uma das 'áreas cinzentas' do novo GDPR, pois ainda há incerteza sobre como a prática será fiscalizada e aplicada de forma eficaz. O melhor é seguir a política geral do GDPR, que é de transparência e abertura. Quanto mais informações você registra, armazena e mantém abertas e disponíveis ao público, mais fácil será evitar futuros problemas ou penalidades.

A política mais segura e confiável para seguir é se você e seu negócio mantêm em mente que um indivíduo tem o direito de acessar seus dados pessoais, tem o direito de corrigi-los mediante solicitação, tem o direito de solicitar seus dados, e tem o 'direito ao esquecimento' – ou seja, ter seus dados apagados mediante solicitação.

As vantagens do Teamgate e GDPR

As pessoas por trás do Teamgate Sales CRM foram 'madrugadores' quando se trata de conformidade com GDPR. Desde o anúncio da criação do GDPR e do protocolo de proteção de dados da UE, o Teamgate está em preparação para as mudanças que entrarão em vigor, e qualquer outra mudança futura que possa ocorrer.

Tentamos levar em consideração todos os aspectos da nova legislação e esclarecer e facilitar o processo de gerenciamento de dados dentro de nossa organização e dentro de nosso CRM de vendas. Junto com os aspectos técnicos e mudanças que ocorrerão com a introdução do GDPR, também estamos nos envolvendo em programas de treinamento de pessoal para garantir conformidade total.

Se você precisar de informações adicionais sobre o compromisso do Teamgate com a implementação adequada do GDPR, entre em contato com nosso time de suporte, que ficará feliz em oferecer-lhe orientação e guiá-lo durante todo o processo.