Na Teamgate, somos grandes fãs de construir um processo de vendas repetível que guie e apoie as equipes de vendas durante todo o ciclo de vendas, desde o primeiro contato com um prospect até o fechamento de um negócio.

De acordo com Marketo, quando as equipes de vendas e marketing estão alinhadas, as empresas ficam 67% melhores em fechar negócios, mas apenas 30% dos CMOs têm um processo ou programa claro para tornar o alinhamento entre marketing e vendas uma prioridade e apenas 44% das empresas estão usando algum tipo de sistema de pontuação de leads.

Para alcançar o tipo de sincronização que impulsiona vendas maiores, uma empresa precisa seguir um processo bem definido com regras e critérios explicitamente definidos. Uma pesquisa da Harvard Business Review estudo descobriu que há uma diferença de 18% no crescimento da receita entre empresas que definem um processo de vendas formal e empresas que não definem. Portanto, parece que criar um processo de vendas confiável e escalável é de extrema importância para todas as empresas que têm os olhos voltados para o crescimento.

Se você está se perguntando como realizar essa tarefa complicada, reunimos os conselhos mais pertinentes que o guiarão pelo caminho certo.

Entenda e documente seu ciclo de vendas atual

A duração média do ciclo de vendas é a quantidade de tempo que leva para fechar um negócio, medida desde o primeiro contato com um prospect até o ponto de conversão, em média em todos os negócios ganhos.

Uma análise dos pipelines de centenas de empresas revelou que o comprimento médio de Lead para Opportunity (ou de MQL para SQL) é 84 dias e o comprimento médio de Opportunity para Close (ou de SQL para Deal) é 18 dias. Isso coloca a duração média do ciclo de vendas em 102 dias. Isso, é claro, varia significativamente dependendo da fonte da oportunidade, da qualidade dos leads, da complexidade da venda e assim por diante.

Porém, antes de qualquer outra coisa, deve-se dizer que não existe um único direção ciclo de vendas. Diferentes mercados, produtos e dinâmicas internas de equipe significam que a única maneira de desenvolver um processo de vendas de classe mundial é conhecer seu ciclo de vendas típico de clientes como a palma da sua mão.

O passo mais importante para construir um excelente processo de vendas é auditar sua linha de base e documentar cada etapa que um lead passa até se converter. Se você nunca fez isso antes, ficará surpreso ao ver quanto caos e confusão podem obscurecer o que parece ser um processo direto. Apenas conhecendo o que precisa ser mudado ou melhorado, você pode confiadamente começar a implementar novas táticas e estratégias.

A duração média do ciclo de vendas é 102 dias. Fonte da imagem: Pexels

Para rastrear os passos que seus representantes de vendas deram com cada lead, responda com precisão essas perguntas e você verá rapidamente uma imagem clara do estado atual do seu ciclo de vendas.

• Como você soube sobre novos leads? Quando você foi notificado? Como eles foram distribuídos?
• Qual foi a forma inicial de contato – uma chamada telefônica, um email, um contato presencial? Quanto tempo depois que entraram?
• Quais perguntas foram feitas e como foram respondidas durante a primeira conversa?
• Quando você conseguiu entrar em contato com os novos leads (1ª chamada ou email, 1º acompanhamento, etc.)?
• Como o representante de vendas lidou e coordenou o acompanhamento? Ele usou uma ferramenta de lembrete, fez uma anotação em seu sistema de CRM ou confiou na memória?
• Qual material de vendas o lead recebeu? Em qual etapa do ciclo foi fornecido ao lead?
• Qual foi a razão principal para seus leads fechados e perdidos?
• Aproximadamente, quanto tempo levou para o lead passar de uma etapa para outra?

Saber onde você está antes de fazer qualquer alteração em seu processo de vendas ajudará você a medir seu impacto e garantir que as decisões corretas sejam tomadas ao longo do caminho.

O objetivo de toda equipe de vendas é encurtar seu ciclo de vendas. Quanto mais curto for o ciclo de vendas de uma empresa, mais rápido ela ganha dinheiro, é tão simples assim. É por isso que duração do ciclo de vendas é uma das métricas mais importantes para medir a eficiência e eficácia da equipe de vendas de uma empresa. Examinar as estatísticas do ciclo de vendas para encontrar pontos em que os leads desacelerem ou acelerem na esperança de descobrir maneiras de otimizar o processo é uma prioridade número um para profissionais de operações de vendas. Aqui estão três maneiras de medir a duração do seu ciclo de vendas da empresa:

1. 1. Quando um lead é criado. A forma mais óbvia de reconhecer o início de um ciclo de vendas é rastrear quando um lead é criado em seu CRM. Depois, para saber a duração do seu ciclo de vendas, você simplesmente verifica quando esse negócio é fechado. Vale a pena notar, porém, que problemas de duplicação de leads e a variabilidade de quando os leads são criados e quando são trabalhados podem distorcer sua análise.
   2. Quando uma oportunidade é criada. Algumas equipes de vendas optam por considerar o momento em que um lead é convertido em uma oportunidade como o início do ciclo de vendas para ter informações mais contextuais sobre seus negócios no CRM e reduzir o tempo necessário para limpar os leads. Como a alteração do status do lead é uma tarefa manual realizada por um representante de vendas, geralmente há risco de não ser criada de acordo com critérios consistentes. Impor regras rigorosas para o processo de quando um lead deve ser convertido em uma oportunidade é crucial para garantir que você tenha uma visão precisa do seu pipeline.
   3. Quando a conversa de vendas começa. Medir o comprimento real da conversa de negócios fechados e ganhos é provavelmente o indicador mais preciso de quanto tempo leva para um lead se converter. Porém, este método também carrega o risco de erro humano, pois depende de um representante de vendas atualizar o CRM para cada email que enviam ou cada prospect que eles buscam.

A solução que muitas equipes de vendas estão encontrando é automatizar todo o processo. E isso pode ser feito escolhendo um software de vendas moderno como Teamgate que pode analisar comprimento da conversa, automatizar entrada de dados CRM e criar relatórios por representante, negócio, time ou empresa para reduzir o peso da análise do ciclo de vendas. Para times buscando aprimorar seus esforços de alcance, ferramentas como Sendspark oferecem personalização de vídeo alimentada por IA que pode aumentar o envolvimento com prospects durante pontos de contato críticos em seu ciclo de vendas.

Os estágios típicos de um pipeline de vendas e como criar um

Pense nas etapas de vendas como marcos no seu processo de vendas, sinalizando a que distância do ponto de conversão típico seus leads estão. Embora os estágios exatos e seus nomes variem de empresa para empresa, a ideia básica é a mesma – os leads estão em um estágio aberto ou em um estágio fechado, como ganho ou perdido.

Como exemplo, aqui estão os estágios padrão em Teamgate. Você pode personalizá-los como desejar.

Para os propósitos deste artigo, vamos nos concentrar nos estágios típicos de um pipeline de vendas:

• Geração de leads. Neste estágio, uma empresa se concentra em encontrar e atrair novos prospects por meio de campanhas de marketing, com o objetivo de capturar suas informações de contato (consultas). Os métodos de marketing B2B mais eficazes para gerar leads incluem email, eventos e conteúdo.
• Nutrição de leads. Quando um lead expressa interesse em um produto ou serviço, ele geralmente entra em uma campanha de nutrição de leads para estabelecer os pontos de dor e continuar a fortalecer o relacionamento. A automação de marketing é a tática preferida para qualificar ainda mais os leads e enviar os melhores para a equipe de vendas. De acordo com a Forrester Research, empresas que se destacam na nutrição de leads geram 50% mais leads prontos para vendas com um custo 33% menor.
• Lead Qualificado por Marketing (MQL). Com base na sua definição de um lead qualificado por marketing, seu CRM pode usar lead scoring para rastrear atividades e comportamentos significativos a fim de determinar quais leads têm maior probabilidade de se tornarem clientes. Este é um estágio vital em seu processo de vendas que o ajudará a garantir que sua equipe de vendas receba leads de alta qualidade e prontos para vendas.
• Lead Aceito por Vendas (SAL). Quando a equipe de vendas recebe um lead do marketing, ela precisa verificar se ele atende aos critérios-chave de direcionamento e aceitá-lo ou rejeitá-lo. Normalmente, SALs são identificados como tendo uma propensão verificada de compra.
• Lead Qualificado por Vendas (SQL). SQLs representam uma oportunidade de negócio quantificável com uma necessidade, cronograma e orçamento clarificados. Estão próximos de tomar a decisão de compra final e podem avançar para oportunidades ganhas ou perdidas.
• Negócio fechado. Neste estágio, aproximadamente 27% de oportunidades se convertem em negócios, de acordo com Capterra. Auxiliar na implementação é uma das táticas que os representantes de vendas usam para melhorar e acelerar o processo de conversão.
• Pós-venda. Uma venda não é o fim do pipeline, pois o relacionamento com o cliente continua a se desenvolver e ambas as equipes de vendas e marketing devem trabalhar para engajar ainda mais os compradores e agregar valor por meio de programas de fidelização, vendas adicionais e vendas cruzadas.

Se você está apenas criando seu pipeline de vendas, há algumas regras básicas que você pode seguir para criar estágios de vendas claramente definidos e um processo tranquilo:

1. Elimine a ambiguidade. Certifique-se de que cada estágio do seu ciclo de vendas seja autoexplicativo e imediatamente claro. A melhor maneira de examinar o status atual do seu ciclo de vendas é testá-lo em um novo funcionário. Se um novo representante de vendas não conseguir ver uma diferença entre o Estágio 1 e o Estágio 2, isso significa que você tem um problema.
2. Defina critérios de estágio. Um dos fatores que determinarão se seus estágios de vendas são fáceis de entender é saber o "gatilho" que move um lead de um estágio para outro. Para manter consistência e clareza em seu pipeline, certifique-se de que cada representante de vendas saiba por que e quando alterar o status de um lead.
3. Adote a perspectiva do comprador. A nova escola de vendas ensina que o processo de vendas deve refletir como um cliente compra, não como um representante de vendas vende. Isso significa que seus estágios de vendas devem fazer parte da jornada do comprador, não das etapas do vendedor. Mapeie sua jornada do comprador para identificar os estágios-chave e substitua os marcos centrados no vendedor, como "Demo Concluída" e "Teste", por estágios orientados pelo comprador, como "Avaliando soluções" e "Avaliação de Adequação Técnica".
4. Abandone a forma de pensar linear. A ordem em que os marcos são alcançados está se tornando cada vez menos importante, pois os representantes de vendas começam a reconhecer que diferentes clientes tomam decisões de maneiras diferentes. Em vez de aderir a um processo rígido e linear, permita que seus compradores avancem pelo funil da maneira que desejarem, mesmo que isso signifique que eles se inscrevam em um teste antes de assistir a uma demonstração. Concentre-se na lista de atividades que precisam acontecer para tornar a venda possível e deixe o comprador seguir seu próprio caminho.
5. Monitore e itere. Como cada empresa é única e segue um processo de vendas diferente, não há uma única estratégia de otimização que possa impulsionar sua empresa a um nível superior. No entanto, você deve priorizar o rastreamento do tempo que os leads gastam em cada estágio do seu ciclo de vendas para identificar rapidamente oportunidades de otimização. Se você notar que os leads tendem a ficar em um estágio ou até desistir completamente, você poderá implementar algumas medidas e evitar a perda de negócios.

Os benefícios de uma rotina diária para sua equipe de vendas

A má gestão do tempo sempre resultará em desempenho de vendas decepcionante. Os representantes de vendas costumam ser mestres em multitarefa, mas até os melhores podem se beneficiar de uma rotina diária que ajude a estabelecer as prioridades corretamente e garantir que as tarefas-chave sejam realizadas no prazo. Para ajudar sua equipe a impulsionar o desempenho de vendas, introduza alguns hábitos práticos que se tornarão parte de seus cronogramas diários.

1. Revise e planeje antes de terminar o dia. Dedique 10-15 minutos no final de cada dia para revisar seu pipeline e priorizar a lista de tarefas do dia seguinte. Verifique seus eventos de calendário, notas de reunião e emails para garantir que nenhuma informação importante caia nas falhas comprometendo sua capacidade de fechar negócios.
   Aqui está um exemplo da agenda do Teamgate que é útil para vendedores ocupados.
2. Comece seu dia com força. Enquanto você está tomando seu primeiro café, revise sua lista de tarefas do dia anterior e verifique sua caixa de entrada para ver se há algum problema de alta prioridade que precise ser abordado imediatamente. A chave aqui é não se distrair com uma infinidade de emails e solicitações de baixa importância. Aderir a um plano o ajudará a manter o foco, não importa quantas tarefas você tenha que gerenciar.
3. Agrupe suas tarefas. A melhor maneira de abordar as tarefas mais importantes durante seu horário mais produtivo do dia é organizando suas tarefas em grupos. Em vez de lidar com cada tarefa independentemente, reserve tempo para um conjunto de tarefas que exijam um nível de energia semelhante e um tipo de abordagem para reduzir o tempo desperdiçado em readaptação e refoco de sua atenção. Ao separar uma certa quantidade de tempo para cada grupo de tarefas e agendá-las em seu calendário, você poderá gerenciar melhor seu tempo e manter sua mente focada.
4. Automatize onde possível. Com tantas ferramentas úteis ao seu alcance, os vendedores estão aprendendo a liberar tempo em seus cronogramas e se concentrar em fazer o que fazem de melhor – envolver-se com os clientes e fechar negócios. Aproveite as tecnologias disponíveis para garantir que seu tempo seja gasto em atividades que tenham o melhor ROI.
   

Conclusão

O maior erro que você pode cometer é tratar seu processo de vendas como um projeto único e isolado. Fazer um hábito de rastrear suas métricas de desempenho de vendas diariamente e reavaliar o processo de vendas a cada cinco ou seis meses é uma maneira garantida de garantir que seu mapa de processo de vendas seja atualizado regularmente e permaneça um trabalho em progresso, como deveria.

Em vez de desperdiçar seu tempo em entrada manual de dados, leads frios e tarefas que desviem sua atenção da tarefa mais importante em questão – vender, melhore e modernize seu processo de vendas com a ajuda de um CRM inteligente que o mantará no jogo.