Cada usuário do Teamgate que tem Caixa de entrada de vendas habilitado para sua função de usuário pode conectar sua conta de email com o Teamgate. Quando conectado – o usuário verá todos os seus emails de entrada e saída na seção Mail do Teamgate. Além disso, essa funcionalidade permite enviar e receber emails diretamente no CRM, eliminando assim a necessidade de usar dois aplicativos e alternar entre eles.

O serviço de sincronização de email é fornecido pelo provedor Nylas. Sujeito aos seus Termos de Uso conveniente Política de Privacidade.

1. Como conectar seu email com o Teamgate pela primeira vez?

Observação: antes de conectar sua caixa de entrada, certifique-se de que o acesso para aplicativos menos seguros está habilitado nas configurações da sua caixa de entrada. Veja um exemplo das configurações do Yahoo. Além disso, ajuste todas as configurações de acordo com suas preferências.

1.1. Clique no ícone Mail na barra de navegação superior > clique no botão CONECTE SEU EMAIL Se já existirem emails relacionados a contatos (o recurso Smart Bcc foi usado), esses emails também serão listados na seção Mail. Nesse caso, clique no ícone de engrenagem no canto superior direito e o sistema o redirecionará para Minha página de configurações de perfil.

1.2. Como alternativa, navegue até Meu Perfil > Configurações de Email > Integração de email > selecione seu provedor de email ou clique em "Outro serviço de email".

1.3. Na próxima etapa, digite seu endereço de email conveniente senha para sua caixa de correio comercial. Isso concederá ao Nylas acesso à sua caixa de entrada.

1.4. O servidor de email pode ser conectado inserindo as configurações SMTP do servidor de email. Para selecionar essa opção, clique em Outro serviço de email > Conexão direta e preencha todos os campos relevantes:

Instrução para usuários do Gmail.

2. Especifique se deseja sincronizar os emails históricos?

Observação: essa opção está disponível apenas para a primeira sincronização de email e posteriormente não pode ser alterada.

2.1. Quando o email for conectado, o sistema iniciará a sincronização de todos os seus emails. Essas preferências podem ser alteradas selecionando a partir de qual ponto inicial sincronizar emails históricos. Se "agora" for selecionado – nenhum email histórico será sincronizado com o Teamgate, apenas os novos emails. As opções disponíveis são listadas abaixo:

• Agora;

• 1 mês atrás;

• 3 meses atrás;

• 6 meses atrás.

Observação: Dependendo do volume de emails – o processo pode levar até um dia ou mais para sincronizar todos os emails históricos.

3. Controle quais emails sincronizar: todos os emails ou emails apenas de determinadas pastas.

3.1. Cada usuário pode optar por sincronizar todos os emails com a caixa de entrada de Vendas ou apenas das pastas ou rótulos específicos. O usuário pode selecionar quantos rótulos forem necessários. Essas preferências podem ser alteradas posteriormente.

• Todos os emails serão sincronizados com o Teamgate;

• Apenas emails com certos rótulos serão sincronizados com o Teamgate.

4. Escolha como os emails se anexam aos negócios ativos.

4.1. Cada usuário pode escolher como os emails devem ser anexados aos negócios. Por padrão – todos os emails enviados para o endereço de email do comprador* serão anexados à carta de negócios também (se houver apenas um negócio ativo associado a um comprador). Se o comprador tiver vários negócios ativos associados a ele – os emails não serão anexados à carta de negócios por padrão.

Quando o comprador tem mais de um negócio associado, você pode escolher como anexar emails aos negócios:

• Não atribuir – se o comprador tiver mais de um negócio ativo – os emails não serão anexados a nenhum desses negócios.

• Negócio ativo mais recente – se o comprador tiver mais de um negócio ativo – todos os emails serão anexados apenas ao negócio mais recente criado.

• Todos os negócios ativos – se o comprador tiver mais de um negócio ativo – os emails serão anexados a todos os negócios ativos.

* Comprador é uma empresa ou pessoa à qual o negócio está relacionado. Se o comprador é uma pessoa – os emails enviados/recebidos para o endereço de email adicionado ao perfil do comprador também se anexam ao negócio ativo. Quando o negócio está relacionado a uma empresa – os emails recebidos para o endereço de email adicionado ao perfil da empresa e os emails enviados/recebidos para os contatos associados se anexam ao negócio ativo também.

Observação: essas configurações não afetam as preferências de outros usuários.

Para mais informações, consulte este artigo: altere a lógica padrão de como os emails se conectam aos negócios ativos.

5. Selecione o compartilhamento de email padrão.

5.1. Cada usuário pode escolher como os emails anexados a Leads, Pessoas, Empresa ou Negócios serão compartilhados e visíveis no histórico de comunicação. O status de compartilhamento de email será aplicado apenas a novos emails e não afetará o status de compartilhamento de email dos emails existentes. O status pode ser ajustado para cada email individualmente. Os status disponíveis são os seguintes:

• Compartilhe todas as minhas conversas de email vinculadas com outras pessoas da minha empresa – todos os emails anexados a Leads, Pessoas, Empresas e Negócios serão visíveis para outros usuários;

• Manter todas as minhas conversas em segredo – outros usuários verão as seguintes informações sobre o email: remetente, destinatário e data/hora. O conteúdo do email será ocultado.

• Manter todas as minhas conversas privadas – outros usuários não verão nenhuma informação sobre o email no histórico de conversas. Observação: esta configuração pode ser restrita para funções de usuário específicas.

6. Escolha se deseja sincronizar emails que não estão relacionados a contatos e negócios.

6.1. Por padrão, apenas emails relacionados a Leads, Pessoas, Empresas ou Negócios são sincronizados. Os emails são considerados relacionados quando o endereço de email do remetente ou destinatário está inserido no cartão de contato no Teamgate CRM. Todos os outros emails são considerados não relacionados. Para ativar a sincronização de email não relacionado – mova o controle deslizante para a direita. Se deseja que emails históricos sejam sincronizados – esta ação deve ser realizada antes de conectar sua caixa de entrada.

Quando a sincronização de emails não relacionados está ativada antes da sincronização – todos os emails não relacionados aparecerão na aba "Não relacionado" da seção Mail. Se a configuração for ativada após a sincronização ser iniciada – apenas os emails futuros serão sincronizados para a pasta Não relacionado. NOTA: como emails não relacionados não são visíveis em outras seções exceto na aba "Não relacionado" da Caixa de Entrada de Vendas – os arquivos anexados aos emails não relacionados se anexarão automaticamente à seção Arquivos e serão acessíveis aos usuários que têm direito de acessar a seção Arquivos.

6. Desconectando a sincronização de email.

Para desconectar a sincronização de email, navegue até Meu Perfil > Configurações de Email > clique em Desconectar

Nota: será possível reconectar a mesma conta de email após 3 dias apenas. Antes disso, a conta reconectada não será sincronizada.

Observação: A comunicação de email entre usuários da conta Teamgate – não é exibida na caixa de entrada de vendas.