Às vezes, ao gerenciar um banco de dados com dezenas, centenas ou até milhares de contatos e empresas em um CRM, você certamente acabará com algumas duplicatas. Isso pode ser frustrante porque você pode ter informações cruciais armazenadas no perfil de um contato, mas não em outro, mesmo que sejam na verdade a mesma pessoa.

1. Como o sistema avisa sobre duplicatas?

Com o Teamgate, você será avisado ao inserir um contato que corresponde às informações de um contato existente, e você pode rapidamente encontrar e mesclar todos os contatos duplicados para que você possa manter todas as informações que inseriu sem ter que procurar por vários contatos e empresas.

Ao criar um novo cliente potencial, o sistema avisa que a nova entrada pode ser uma duplicata:

Para encontrar facilmente todos os registros duplicados, use a opção de filtro

2. Como as duplicatas são reconhecidas?

Após importar dados ou simplesmente trabalhar com o sistema Teamgate, duplicatas de clientes potenciais podem surgir no seu banco de dados. Todas as duplicatas são identificadas de acordo com os seguintes critérios:

• Nome idêntico da empresa/pessoa (idêntico significa o mesmo. Por exemplo, se houver dois clientes potenciais, "Teamgate Ltd" e "Teamgate, Ltd" – eles não têm nomes idênticos e, portanto, não são duplicatas);

• Número de telefone idêntico;

• Endereço de e-mail idêntico;

• Código da empresa idêntico;

• Código VAT idêntico.

Se qualquer um desses critérios for atendido, os clientes potenciais ou empresas/pessoas serão identificados como registros duplicados e o sistema o aconselhará a tomar medidas.

Observação: após importação de dados – o sistema começa a verificar duplicatas. Este processo pode durar até um dia e depende do número de registros importados.

3. Como mesclar duplicatas?

Para mesclar duplicatas, clique na bolha vermelha e escolha a próxima ação:

3.1. Selecione "Mesclar". Isso deixará apenas o registro ao qual você conecta a duplicação. Todos os detalhes, histórico de comunicação e pessoas de contato serão conectados à empresa principal. Os campos de múltiplas opções (tags, seleção múltipla, campos personalizados do tipo caixa de seleção, endereços, e-mails) armazenarão as informações de ambos os registros após a mesclagem. Os campos de valor único (Indústria, origem, campo personalizado de seleção única, etc.) armazenarão as informações apenas do contato principal. A empresa principal é considerada aquela em que você clica na bolha.

3.2. Selecione "Não é uma duplicata", se as entradas fornecidas não forem duplicatas. Por exemplo, se houver filiais de empresas com o mesmo código de empresa ou se os dados correlacionados forem apropriados e bem organizados.

Observação: Clientes potenciais podem ser duplicatas com empresas ou pessoas, porém o Teamgate CRM não permite mesclar registros que estão em seções diferentes. Para mesclar Cliente potencial com uma empresa ou pessoas –convertê-lo o cliente potencial primeiro.