O Teamgate CRM permite importar o seu banco de dados de clientes usando formatos de arquivo XLSX e CSV. A importação será tranquila e os dados aparecerão corretamente se o arquivo de importação for preparado de acordo com as instruções e diretrizes a seguir. Além disso, recomendamos usar os modelos de arquivo de exemplo que estão localizados no final do artigo.

Colunas e Linhas.

XLSX conveniente CSV os arquivos são estruturados em linhas e colunas. A coluna representa um campo no Teamgate CRM. A célula contém as informações que devem aparecer no campo específico, por ex.: endereço de e-mail. Cada linha contém as informações de um cliente diferente. Simplificando, uma coluna para um campo e uma linha para os detalhes de um único contato.

• CSV (Valores Separados por Vírgula, 50.000 linhas podem ser carregadas)

• XLSX (Formato mais recente do Excel, 150.000 dividido pelo número de colunas)

• A Codificação do Arquivo deve ser UTF-8.

Exemplo: Seu arquivo XLSX tem 25 colunas. Para saber quantas linhas serão importadas, use a fórmula: 150.000: 25 = 6.000. Você pode carregar 6.000 linhas no Teamgate.

Como preparar o arquivo?

Primeiro, decida quais informações você importará:

1. Leads lista;

2. Lista de Pessoas;

3. Lista de Empresas;

4. Lista de Pessoas e Empresas .

A empresa pode ter pessoas associadas (Funcionários que trabalham para a Empresa). Para manter essa conexão no Teamgate, você deve ter tanto informações de empresas quanto de pessoas em um arquivo. Além disso, você pode importar listas de Leads, Pessoas e Empresas separadamente. Ao fazer isso, os contatos não serão conectados uns aos outros.

Se você deseja importar listas de Empresas e Pessoas ao mesmo tempo para que os contatos sejam relacionados, você deve inserir tanto os detalhes da Empresa quanto os detalhes das Pessoas em uma linha. Posteriormente, durante a importação do arquivo, você mapeará os campos de Pessoas e Empresa para os campos no Teamgate. Se a Empresa tiver mais de uma Pessoa associada, você deve adicionar quantas linhas houver pessoas associadas e repetir o título da Empresa e inserir os detalhes das Pessoas. Você não precisa repetir as informações da Empresa.

Se você estiver importando uma lista de Leads, você pode adicionar dados de Empresa e Pessoas em um arquivo. No entanto, você não verá os detalhes da Empresa (exceto o título) até que você convertê-lo o Lead. A lista de Leads contém apenas informações de Pessoas.

O Teamgate suporta os seguintes campos de dados padrão (colunas):

O único campo obrigatório é Lead, Nome da Empresa ou Pessoa . Todos os outros campos são opcionais.

• Nome da Pessoa/Lead. (Campo obrigatório) Nome e sobrenome da pessoa deve ser inserido em uma célula.

• Título da Empresa. (Campo obrigatório se você estiver importando lista de Empresas).

• Data de Nascimento.

• Código da Empresa.

• Proprietário (Responsável pelo cliente). Se você decidir deixar esta coluna vazia, por padrão, o proprietário do contato será o usuário que está realizando a importação do arquivo.

• Status do Cliente. Leads podem ter statuspersonalizados. Para importar status de lead, crie uma coluna separada e liste todos os status possíveis. Além disso, os status podem ser criados antes da importação do arquivo. Se você não estiver importando campos de status, por padrão, todos os leads importados serão atribuídos com o status "Novo". Pessoas e Empresas têm dois status diferentes status "Status do Cliente" e "Status de Perspectiva". Esses campos não podem ser personalizados. Os status "Cliente" e "Perspectiva" devem ser preenchidos em colunas separadas. Você pode importar apenas os status que existem no sistema. Se você não atribuir o status durante a importação do arquivo, todas as Pessoas e Empresas recém-importadas terão um status "Não-cliente" e "Não-perspectiva".

• Cargo.

• Código de IVA.

• Indústria. O Teamgate CRM oferece uma lista de exemplo de indústrias, mas é possível que você use indústrias mais numerosas ou com nomes diferentes. Se este for o caso, você precisa listar todas as indústrias possíveis em uma coluna separada. Após a importação do arquivo, todos os valores serão criados e atribuídos ao contato automaticamente. Além disso, você pode criar indústrias adicionais antes da importação do arquivo.

• Fonte. O Teamgate CRM oferece uma lista de exemplo de Fontes. Se você precisar de mais valores, você precisa listar todas as fontes possíveis em uma coluna separada. Após a importação do arquivo, todos os valores serão criados e atribuídos ao contato automaticamente. Além disso, você pode criar fontes adicionais antes da importação do arquivo.

• Número de ID pessoal.

• Email (Trabalho, pessoal, serviço). Você pode adicionar quantos endereços de email forem necessários. Todos os endereços de email devem ser inseridos em colunas separadas.

• Número de telefone. (Trabalho, celular, fax, residencial). Os números de telefone devem ser carregados com um código de país (+1-855-731-6651). Isso permitirá fazer chamadas do CRM. Você pode adicionar quantos números de telefone forem necessários. Todos os números devem ser inseridos em colunas separadas.

• URL e sites de mídia social (Site, Twitter, Blog, Facebook, LinkedIn, URLs adicionais, Skype).

• Endereço (endereço, cidade, código postal, país). Cidade, código postal, país e endereço devem estar em campos separados. Além disso, se você deseja que o endereço seja exibido no mapa você precisa importar Longitude e Latitude junto com o endereço. O formato deve ser Graus decimais (DD): 41.40338, -2.17403. Para as longitudes e latitudes dos endereços, recomendamos usar a seguinte ferramenta https://csv2geo.com/. O mapa não reconhece as coordenadas sem longitude e latitude em massa.

• Tags conveniente Campos personalizados.

Os campos padrão oferecidos pelo Teamgate obviamente podem não ser suficientes para manter todas as informações necessárias. Para importar outros dados, você pode optar por criar uma etiqueta ou vários tipos de campos personalizados. As principais diferenças entre uma etiqueta e campos personalizados são que uma etiqueta pode ser atribuída a contatos em uma ação em massa e o contato pode ser filtrado pela etiqueta. Um contato pode ter quantas etiquetas atribuídas forem necessárias. Se você decidir criar uma etiqueta - simplesmente liste-as em uma coluna separada. Se um contato deve ter mais de uma etiqueta - separe-as com uma vírgula. Após a importação do arquivo, as etiquetas serão criadas e atribuídas ao contato automaticamente. Além disso, você pode criar as etiquetas antes da importação do arquivo.

Em comparação com uma etiqueta - campos personalizados podem ser de vários tipos, mas não podem ser atribuídos a vários contatos de uma vez. Além disso, apenas alguns tipos de campos podem ser adicionados ao filtro: "seleção múltipla", "seleção padrão" e "data". Além disso, campos personalizados podem ser adicionados a uma lista principal de Leads, Pessoas ou Empresas. Campos personalizados podem ser criados durante a importação do arquivo ou antes da importação do arquivo. Se você criou um campo personalizado de seleção múltipla - e o contato tem mais de um valor atribuído a ele - insira todas as opções possíveis em uma célula e separe-as por vírgula.

Dicas.

• Se seu arquivo contiver mais colunas do que você precisa importar - você não precisa deletá-las. Você poderá optar por não importá-las durante a importação do arquivo.

• Certifique-se de que seu arquivo está organizado e não possui linhas vazias.

• Certifique-se de que todos os contatos são únicos para evitar duplicatas. A duração da verificação de duplicatas depende do tamanho do arquivo. O sistema verifica 500 contatos a cada 2 minutos.

• Se houver mais de uma página no seu arquivo de importação - o sistema tentará ler os dados apenas da primeira página.

• Para distinguir dados recentemente importados dos dados que foram importados anteriormente - crie uma etiqueta.