Se deseja ver todo o histórico de comunicação em um único local (chamadas, eventos, reuniões e até cópias de emails que enviou ou recebeu), temos uma solução para você!
A Teamgate O sistema permitirá que você anexe cópias de emails enviados e recebidos nos cartões de leads, empresas, pessoas e negócios.
Observação: Esta funcionalidade apenas encaminha emails da sua caixa de entrada para o Teamgate adicionando automaticamente o endereço de encaminhamento de email nas linhas Cc ou Bcc ao redigir o email. Os emails são enviados do seu programa de email (Gmail, Office365, Outlook).
Empresa Os usuários do plano podem enviar emails diretamente do Teamgate CRM conectando seu servidor de email. Para saber mais, visite estes artigos: Sincronizando qualquer provedor de email, exceto Gmail; Sincronizando Gmail.
1. Como os emails são anexados ao sistema? O que precisa ser feito para anexar cópias de email ao Teamgate?
O sistema é baseado em várias condições:
1.1. Insira o endereço de email do cliente no Teamgate CRM. Ao enviar um email para o destinatário, seu endereço de email deve estar no sistema Teamgate (ou seja, no cartão de lead, empresa ou pessoas);
1.2. Envie email do endereço de email que você usa para fazer login no Teamgate. Se você está enviando emails de outro email – adicione este endereço de email como endereço de email adicional.
Quando o encaminhamento automático é configurado – o endereço de encaminhamento de email da sua conta Teamgate será automaticamente adicionado às linhas Cc/Bcc ao redigir o email. Observe que a opção de adicionar o endereço de encaminhamento de email ao Cc (visível) ou Bcc (oculto) depende exclusivamente do programa de email que você está usando. Alguns provedores de email ou versões não suportam encaminhamento automático de email via Bcc.
1.3. Ajuste as configurações do seu programa de email. Configure o encaminhamento automático de email (para emails recebidos) e BCC/CC (para emails enviados) nas configurações de email. (Veja a seção 2 deste artigo).
1.4. O Teamgate não anexa emails enviados entre usuários do Teamgate.
1.5. Se o email tiver arquivos anexados – ele também será salvo no sistema.
Observação: Os arquivos (anexos) adicionados ao email também são anexados. O tamanho do email e dos anexos deve ser de até 25 MB. Emails maiores podem ser perdidos e não serão anexados.
2. Como as cópias de email são anexadas aos cartões de Leads, Pessoas, Empresas, Negócios?
2.1. A informação sobre onde o email particular é anexado no sistema é visível na parte superior do email.
Se deseja anexar a cópia do email a mais cartões de contato, clique no botão editar no canto inferior direito (ícone de lápis)
Clique + ATRIBUIR REGISTRO e comece a procurar contatos > clique em SALVAR para aplicar as alterações.
2.2. Por padrão – os emails são anexados pela lógica explicada abaixo:
Leads – toda comunicação de email com leads será anexada apenas no cartão de lead.
Pessoas – o histórico de comunicação com um contato na seção Pessoas aparecerá em::
-
Cartão de Pessoas;
-
Cartão de Empresa – se a empresa for adicionada como contato associado;
-
Cartão de Negócio – se o contato da seção Pessoas for adicionado como comprador e houver apenas um negócio ativo associado a esse contato em particular. Neste caso, quando há mais de um negócio ativo – o email não será anexado a nenhum negócio.
Empresas – o histórico de comunicação com uma Empresa aparecerá em:
-
Cartão de Empresa;
-
Cartão de Negócio – se a Empresa for adicionada como compradora ao negócio e houver apenas um negócio ativo associado a essa Empresa em particular. Neste caso, quando há mais de um negócio ativo – o email não será anexado a nenhum negócio.
Negócios – todos os emails enviados para o endereço de email do comprador também serão anexados ao cartão de negócio. Se o comprador tiver vários negócios ativos associados a ele – os emails não serão anexados ao cartão de negócio. Neste caso, os emails podem ser enviados/encaminhados para o endereço de email localizado no cartão de negócio.
A lógica padrão de como os emails são anexados aos cartões de negócio pode ser alterada em configurações. Lá você pode escolher se deseja anexar emails a todos os negócios ativos, ao negócio mais recente ou não anexar emails.
3. Como ajustar a configuração no programa de email?
Primeiro, você precisa copiar o endereço de encaminhamento de email da sua conta Teamgate seguindo estas etapas:
Clique no ícone localizado no canto superior direito e depois clique Meu Perfil > Configurações de Email > Integração de Email.
3.1. Para anexar emails recebidos – peça à pessoa que mantém seu servidor de email para adicionar um endereço de encaminhamento Teamgate ao email de cada usuário para que seus emails recebidos sejam anexados automaticamente ao cartão de lead/empresa/contato.
3.2. Para anexar emails que você envia – peça à pessoa que mantém seu servidor de email para adicionar um endereço de encaminhamento Teamgate ao email de cada usuário para que seus emails enviados sejam anexados automaticamente ao cartão de lead/empresa/contato.
4. E se as cópias de email não forem anexadas?
Aqui estão algumas coisas para manter em mente:
4.1. Por favor, confirme se o endereço adicionado ao CC está correto.
4.2. Determine se você está enviando um email do mesmo endereço de email com o qual você faz login em sua conta Teamgate. Se você estiver enviando email de uma conta de email adicional, adicione este email ao seu perfil como endereço de email adicional. Meu perfil > emails adicionais > salvar.
4.3. O endereço de email do cliente está no sistema? Está correto?
4.4. Se você está procurando uma cópia de email do cartão da empresa, verifique se há uma cópia no cartão de contato.
